Tipizatele financiar contabile sunt obligatorii dupa data de 1 ianuarie 2007, fiind optionala doar modalitatea de achizitie a acestor tipizate contabile. Intre variantele printarii in regim propriu si tiparirea tipizatelor externalizat este recomandata varianta tiparirii externalizate. De ce tipizate personalizate? Regasiti in continuare o lista cu argumente ce reflecta utilitatea si avantajele acestora:

-Tipizatele personalizate color au un pret semnificativ mai mic decat tipizatele printate color in regim propriu.

-Tipizatele contabile fiind folosite in activitatea zilnica de vanzare, reprezinta un mijloc de comunicare directa.

-Facturile personalizate, avizele de marfa personalizate, chitantele personalizate sunt mai mult decat un simplu formular contabil, devenind un mijloc de marketing adresat unui grup tinta important, cel al clientilor existenti.

-Prin intermediul tipizatelor personalizate tiparite color se poate face cunoscuta ofera completa a companiei, prin tiparirea acesteia pe verso-ul tipizatelor. Astfel clientii existenti pot fi determinati sa revina cu noi comenzi sau sa solicite produse/servicii noi. Tiparirea pe verso a tipizatelor personalizate a acestor informatii nu afecteaza pretul.

Tipizate tiparite / personalizate - avantaje

- Tiparirea externalizata a tipizatelor aduce eficentizari importante ale costurilor, prin printarea pe verso a informatiilor ce in mod normal ar fi trebuit sa fie tiparite separat (ex: conditii contractuale, certificate de garantie, declaratie de conformitate, etc.). Prin tiparirea tipizatelor se obtin avantaje in ceea ce priveste timpul alocat si reducerea numarului de formulare emise, ce in final reprezinta reduceri indirecte de costuri;

- Personalizarea tipizatelor poate elimina riscurile interne si riscurile externe de falsificare prin securizarea acestora. Se evita astfel, ca in situatia in care tipizatele financiar contabile sunt editate de catre angajai ai companiei sa apara serii duble sau alte neconformiati datorate erorii sau intentiei umane. Prin folosirea hartiei autocopiative cu elemente de securizare, falsificarea devine foarte dificila. Ca exemplu putem avea in vedere situatia chitantelor. Daca chitantele sunt printate in regie proprie operatorul poate oricand sa incaseze anumite sume de bani pe care sa nu le declare. Practic va genera o noua chitanta cu aceeasi serie si frauda va fi greu de sesizat;

- Tipizatele tiparite asigura pe langa avantajul unui cost mai mic fata de printarea in regim propriu (hartia, uzura imprimantelor si service-ul, tonerul si alte consumabile, timpii, etc. sunt costuri mai mari decat pretul tipizatelor tiparite), avantajul unui aspect vizual placut. Tipizatele in modul continuu pentru imprimante matriciale (facturi, avize, chitante, etc.) vor avea un aspect mai ingrijit prin respectarea standardelor specifice, precum "pasul" de 9 puncte caracteristic imprimantei matriciale. Spatiul pentu fiecare rubrica va fi optimizat si se va anticipa volumul informatiilor. Dimensiunea si forma textului vor fi unice pentru un aspect grafic unitar si placut. Toate serviciile de creatie, machetare grafica si DTP sunt oferite gratuit, astfel incat sa fie obtinute tipizate personalizate dupa criteriile impuse de un marketing de succes;

- Obtinerea facila a tipizatelor personalizate, prin tiparirea si livrarea acestora in timp util la sediu, contavaloarea tipizatelor putand fi achitata si la termen;

- Externalizarea responsabilitatii catre furnizorul de tipizate tiparite, in situatia in care apar neconformitati sau alte erori gen serii duble, culori corporate alterate, etc.

- Consultanta gratuita privind legislatia in vigoare si metodologiile de aplicare;

- Externalizarea integrala a responsabilitatii catre furnizorul de tipizate, in cazul in care apar neconformitati sau alte erori (gen serii duble, alterarea culorilor siglei sau culorilor de corporate, etc.);

- Consultanta gratuita privind legislatia in vigoare si metodologiile de aplicare.

Ca exemplu, precizam normele privind regimul de inseriere si numerotare a facturilor, chitantelor, avizelor de insotire a marfii, monetarelor, bonurilor de marcaj, etc.

a. Persoanele responsabile pentru organizarea si conducerea contabilitatii trebuie sa desemneze prin decizie interna scrisa (descarca formular), o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea, gestionarea seriilor si numerelor pentru toate tipizatele emise.

b. Facturile vor avea un numar de ordine secvential stabilit de companie, astfel incat sa asigure necesarul anual. In fiecare an se stabileste numarul de la care se va emite prima factura (se poate incepe in fiecare an de la 0 sau se poate continua de la ultima serie tiparita). In alocarea seriilor si numerelor, se va tine cont de structura organizatorica, respectiv sucursale, filiale, puncte de lucru.

c. Ca situatie concreta, pentru compania S.C. GLOBAL PRIN BDV S.R.L. tinandu-se cont de cele precizate mai sus, va fi: seria facturii va  B GP F nr. 000001 (B - de la Bucuresti, GP - serie interna aleasa reprezentand initialele Global Print si F - de la factura)

  Pot fi comandate tipizate din variate domenii de activitate:

- financiar contabil (facturi, avize de insotire a marfii, chitante, monetare, etc.);

- turistic (fise de anunare a sosirii - oferta speciala, non de marcaj/consum, nota de plata, etc.);

- medical (fise de consultatii, retee, registre, adeverinte, bilete de internare, certificate sanitar-veterinare de transport, imprimate sanitar-veterinare, etc.);

- orice alte tipizate interne.

Elemente securizare

Elemente securizare tipizate

Elementele de securizare pot fi tiparite pe orice tipizat. Tipizatele trebuie sa fie securizate, pentru a elimina riscul falsificarii.

Se recomanda ca orice tipizat tiparit fie pe tipar offset sau print digital sa aiba inclus un element de securizare. Se recomanda securizarea urmatoarelor tipizate tiparite: facturi, chitante, avize, adeverinte medicale.

Tipizatele pot fi securizate prin diferite metode, personalizare print digital sau tiparire offset, oferind astfel tipizatelor ce contin elemente de securizare un grad mare de siguranta.

Elemente Secuizare Disponibile

GUILLOCHE - Desen grafic special, care nu poate fi reprodus prin nici un sistem de copiere, - Acest element poate fi tiparit cu cerneala speciala, fluorescenta sau vizibila in spectru UV, - Aceste guilloche sunt dispuse vizibil pentru a putea fi verificate usor.

MICROTEXT - Tipar special, care nu poate fi reprodus prin copiere datorita dimensiunilor foarte mici ale textului, - Nu este vizibil cu ochiul liber, este "ascuns" si are rolul de a identifica un act original.

COD DE IDENTIFICARE - Element de securizare tip alfanumeric, - Este dispus vizibil, pentru identificarea imediata a autenticitatii formularului.

INSERIERE UNICA - Sistem de verificare in timp real a datelor de inseriere in momentul lansarii comenzii, - Prin acesta facilitate se evita intocmirea si depunerea de acte justificative suplimentare cerute de lege.

PERSONALIZARE GRAFICA - Posibilitatea introducerii de elemente grafice si informatii comerciale proprii, - Poate fi pozitionata pentru a respecta identitatea corporate.

SEMNATURA INVIZIBILA - Introducere de text sau elemente grafice tiparite cu cerneala invizibila, - Elementele de siguranta devin vizibile prin expunere la o sursa de caldura.

SEMNATURA FLUORESCENTA - Introducerea de text sau elemente grafice tiparite cu cerneala fluorescenta, - Elementele de siguranta devin vizibile prin expunere in spectrul UV. 

SEMNATURA ASCUNSA - Introducerea de microtext in zone prestabilite, - Textul nu este vizibil cu ochiul liber.

HOLOGRAMA - Personalizare cu timbru hologramat, - Desenul hologramat este unic.

Toate elementele de securizare a tipizatelor, precizate anterior, se pot aplica pe orice formular tipizat, fiecare element de securizare aduce un plus de siguranta pentru tipizate tiparite.

De ce tipizate personalizate? Pentru ca au elemente de securizare!

Importanta securizarii tipizatelor:

Prin securizarea tipizatelor cu diverse elemente de securizare, sunt evitate riscurile de falsificare si implicit riscurile de aparitie a fraudelor interne sau externe. In special chitantele trebuie tratate in mod special, datorita posibilitatii de insusire a sumelor de bani incasate. Practic pentru chitante securizarea ar trebui sa fie o cerinta obligatorie. Pentru mai multe argumente in favoarea securizarii tipizatelor vizitati "tipizate contabile".

Elemente securizare - avantaje

Securizarea tipizatelor cu diverse elemente de securizare asigura avantaje precum:

- tipizatele securizate vor fi mai sigure, fiind mult mai greu de falsificat;

- tipizatele securizate pot fi un bun mijloc de marketing;

- se pot folosi mai multe elemente de securizare pentru acelasi tipizat, eficienta acestora fiind astfel crescuta;

- prin utilizarea elementelor de securizate, fiind cunoscute doar de emitent, veti avea posibilitatea sa diferentiati un tipizat reprodus de tipizatul autentic.

Legislatie